Dossiers de la Loi californienne sur les documents publics (CPRA)
Code gouvernemental de la Californie (CA) §§7920-7930
Code administratif de la ville de Los Angeles
Qu’est-ce que la California Public Records Act?
La California Public Records Act (CPRA) est un élément essentiel de l’engagement de la Californie envers un gouvernement ouvert. En 1968, la législature de la Californie a adopté la California Public Records Act (CPRA) en vertu du Code gouvernemental de la Californie (CA) §§§7920-7930. Le but de la Loi est d’offrir au public l’accès à l’information qui lui permet de surveiller le fonctionnement de son gouvernement. Le principe fondamental de la CPRA est que les dossiers gouvernementaux doivent être divulgués au public, sur demande, sauf s’il existe une base légale pour ne pas le faire.
Qu’est-ce qu’un dossier public?
Le Code gouvernemental de la Californie § 7920.530 définit un document public comme « tout écrit contenant des informations relatives à la conduite des affaires publiques préparée, détenue, utilisée ou conservée par toute agence d’État ou locale, peu importe sa forme physique ou ses caractéristiques. » Un enregistrement comprend toutes les formes d’informations enregistrées qui existent actuellement ou qui pourraient exister à l’avenir. La CPRA spécifie un dossier comme étant « écriture manuscrite, dactylographie, impression, photostatage, photographie, photocopie, transmission par courrier électronique ou fax-similé, et tout autre moyen d’enregistrer sur quelque chose tangible toute forme de communication ou de représentation, y compris lettres, mots, images, sons ou symboles, ou combinaisons de ceux-ci, ainsi que tout document ainsi créé, peu importe la manière dont le document a été stocké. » Code gouvernemental de la Californie § 7920.540. Essentiellement, un dossier inclut toute information produite dans le but de mener des affaires gouvernementales, peu importe le format qu’il prend.
Qui peut demander des dossiers?
Toutes les « personnes » ont le droit d’inspecter et de copier les dossiers publics divulgables. Une « personne » n’a pas besoin d’être résidente de la Californie ou citoyenne des États-Unis pour utiliser la CPRA. Les « personnes » incluent les sociétés, les sociétés de personnes, les sociétés à responsabilité limitée, les cabinets ou les associations.
Quels types de documents sont disponibles?
La loi exige que le LADWP fournisse des informations que le public a le droit de connaître et, en même temps, qu’il retenne toute information si la divulgation mettrait en péril le droit à la vie privée de toute personne. Tous les dossiers de l’agence qui ne sont pas privilégiés ou exemptés par la CPRA ou les lois fédérales, provinciales ou locales sont disponibles.
Documents exemptés des demandes publiques
Un certain nombre d’exemptions sont basées sur le besoin du gouvernement d’accomplir ses fonctions assignées de manière raisonnablement efficace et efficace. Les éléments exemptés, soumis au Code gouvernemental de la Californie § 7927.500, et qui seront probablement expurgés ou retenus incluent :
- Maintien de la confidentialité des dossiers d’enquête.
- Informations officielles et brouillons préliminaires, notes ou notes de service qui ne sont pas conservés dans le cours normal des affaires.
- Dossiers relatifs à des litiges en cours auxquels la ville est partie jusqu’à ce que le litige soit tranché ou réglé.
- Dossiers personnels, médicaux ou similaires.
- Renseignements personnels sur les clients.
- Dossiers relatifs à la cybersécurité, aux secrets commerciaux ou à des informations sensibles sur les infrastructures critiques.
La liste ci-dessus n’est pas exhaustive de toutes les exemptions à la CPRA, mais représente les plus courantes.
Combien de temps ça prend?
L’accès rapide aux documents publics est exigé par le Code gouvernemental de la Californie § 7922.525. L’objectif du LADWP est de s’efforcer de répondre à toutes les demandes dans un délai de dix jours civils. Veuillez prévoir jusqu’à dix jours calendaires pour recevoir une réponse à votre demande. Si les documents ne sont pas facilement accessibles, le Centre de compensation de la CPRA vous en informera avec une estimation de la date à laquelle ils seront rendus disponibles. En cas de circonstances inhabituelles, le LADWP enverra une lettre indiquant qu’il aura besoin de jusqu’à quatorze jours civils supplémentaires pour déterminer s’il existe des dossiers disponibles répondant à la demande. Les délais de dix et quatorze jours permettent au LADWP d’examiner attentivement la demande et de déterminer s’il existe des documents disponibles répondant à la demande. Une lettre de réponse typique peut indiquer que des dossiers sont disponibles pour examen, qu’un temps supplémentaire est nécessaire pour les rechercher, ou qu’aucun dossier répondant n’a été trouvé.
La période de réponse initiale de dix jours commence le premier jour calendaire suivant la date de réception. Si la demande est reçue après 17 h un jour de semaine, ou lors d’un week-end ou d’un jour férié, le jour ouvrable suivant sera considéré comme la date de réception.
Les droits garantis par la CPRA prévoient l’inspection des dossiers publics ou l’obtention de copies de documents identifiables. Elle n’oblige pas l’agence à créer des listes ou des rapports en réponse à la demande. Selon le Code gouvernemental de l’Autorité de l’Arxie § 7922.530(a), Les agences peuvent facturer les « coûts directs » pour fournir des copies d’un dossier identifiable.
Rappel important : La période de dix et quatorze jours mentionnée dans le Code gouvernemental de l’Autorité californienne § 7922.535 n’est pas une date limite pour produire des documents. Si la demande est volumineuse, nécessite des recherches, nécessite des recherches à différents endroits ou nécessite de la programmation informatique, le LADWP peut avoir besoin d’un temps supplémentaire pour rechercher, examiner et inspecter les dossiers avant leur publication. Pour cette raison, il peut s’écouler plus de temps avant que les dossiers soient rendus accessibles. À la réception de votre demande, le LADWP vous fournira une date estimée pour la remise des documents et vous informera de toute prolongation nécessaire pour traiter votre demande.
Les dossiers responsifs peuvent être consultés au siège social de LADWP au centre-ville de Los Angeles en planifiant une séance de révision. Les détails concernant la planification d’une séance de révision sont inclus dans la lettre de réponse.
Comment faire une demande en vertu de la Loi sur les accès aux documents publics
Les demandes d’information sur les documents publics auprès du Département de l’eau et de l’électricité de Los Angeles peuvent être obtenues auprès du CPRA Clearinghouse en soumettant une demande en vertu de la California Public Records Act (CPRA) ci-dessous. Les demandes peuvent être soumises en ligne à https://ladwpcpra-ca.nextrequest.com/ ou par courrier ordinaire, courriel ou fax-similé à :
Département de l’eau et de l’électricité de Los Angeles
Attention : Communications et affaires communautaires du Centre de Compensation de la CPRA
Boîte postale 51111, chambre 1520
Los Angeles, CA 90051-5700
Courriel : [email protected]
TÉLÉCOPIEUR : (213) 367-0532
Informations à inclure dans votre demande Vous voudrez inclure les informations suivantes afin de vous assurer que la portée de la demande est comprise et suffisamment claire pour que le personnel du LADWP puisse déterminer si nous avons les dossiers que vous demandez. Conformément au Code gouvernemental de la Californie § 7922.600-7922.605, Pour faire une demande ciblée et efficace, veuillez inclure les informations applicables suivantes afin que la portée de la demande soit suffisamment étroite et claire pour que le personnel puisse déterminer si le LADWP possède les dossiers que vous demandez :
- Le sujet du dossier.
- Une description claire, concise et précise du ou des dossiers demandés.
- La date ou les date(s) du ou des dossiers, ou une période pour votre demande (par exemple : année civile 2020).
- Noms complets des personnes et/ou organismes inclus dans votre demande, y compris l’orthographe correcte.
- Toute information supplémentaire qui aide le personnel à identifier le(s) dossier(s) demandé(s).
- Vos coordonnées complètes pour répondre à votre demande, de préférence une adresse courriel.
Il est conseillé aux demandeurs de vérifier LADWP.com avant de soumettre une demande CPRA, car les dossiers demandés peuvent être publiés sur le site Internet du LADWP.
Quels sont les coûts?
Frais et paiements :
- Il n’y a pas de frais pour la séance de revue des dossiers. Cependant, il y a des frais associés à la duplication des documents.
- Le DWP vous informera des coûts applicables pour obtenir des copies lorsque les dossiers pertinents seront disponibles. Les frais de duplication sont les suivants :
- 0,10 $ par page pour les documents de taille standard (8 1/2 » x 11 » ou 8 1/2 » x 14 » papier blanc avec encre noire)
- 0,25 $ par page pour les documents de grande taille (papier blanc de 11 » x 17 » avec encre noire).
- Des coûts supplémentaires peuvent s’appliquer pour les frais de port (par exemple, courrier américain de première classe ou livraison accélérée), photographies, reproductions en couleur, dessins surdimensionnés ou programmation spéciale associée aux dossiers électroniques.
- Tous les paiements sont dus au moment où des copies des dossiers sont demandées. Les chèques devraient être versés au dab en fonds américains auprès du Département de l’eau et de l’électricité de Los Angeles.
- Pour les paiements en personne, l’argent comptant ou le chèque est accepté.
- Pour les paiements par correspondance, les demandeurs sont encouragés à envoyer des chèques (et non en espèces) afin de s’assurer que le paiement parvienne à la CPRA Clearinghouse.
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